Adriana María Barragán López es caleña, emprendedora, trabajadora y alegre quien desde temprana edad se perfiló como una importante líder empresarial. Asumió el reto de ser Presidenta de la empresa de correo de los colombianos, 4-72 en agosto de 2012 y desde entonces tomó la decisión de recuperar la credibilidad de una empresa con problemas con el servicio y con tendencia negativa en los últimos años.
Bajo su liderazgo, la entidad ha transformado el negocio postal con enfoque hacia el e-commerce, automatización, nuevas tendencias y para fortalecer la esencia de la empresa: el envío de paquetes y documentos. Su forma de entender la industria ha llevado a la empresa a diversificar los servicios atendiendo los retos del mercado mundial.
En entrevista con Adriana María Barragán nos enteramos como ha sido su paso por 4-72 y los retos que tiene.
¿Cómo 4-72 logra su transformación? ¿Qué tanto tiempo le ha tomado y esto qué ha implicado? Por ejemplo ¿ha habido recorte de personal?
En agosto del 2012, cuando inicié mi gestión se presentaron importantes cambios al interior de la compañía. Lo primero fue poner la casa en orden, diagnosticando lo que sucedía al interior en términos financieros, operativos, administrativos y comerciales, y así empezar a trabajar en cada uno de estos frentes. Se diseñó entonces la planeación estratégica para el periodo 2013 a 2016, buscando optimizar la productividad y eficacia de 4-72. Nos trazamos retos estratégicos con miras a incrementar la participación en el mercado, crecer en el segmento de paquetería, mejorar nuestro servicio al cliente, ser más eficientes operativa y administrativamente, transformarnos tecnológicamente y traspasar fronteras.
El segundo gran paso fue enrolar a nuestro equipo de trabajo. Lo tercero fue tomar decisiones radicales que fuimos implementando gradualmente. En el plano financiero restringimos el 20% del presupuesto de gastos, trasladamos puntos de venta no rentables, entregamos bodegas que no estaban en funcionamiento y limitamos el uso de celulares y viáticos.
En el plano operativo ajustamos el modelo de transporte aéreo y terrestre. Pasamos de un modelo con rutas caracterizadas por su inflexibilidad, subutilización y altos costos operativos a uno totalmente flexible que permite la interconexión diaria y directa.
Por último, nos propusimos no dejar cabos sueltos, lo que implicó hacer un seguimiento y control permanente de todos los procesos. Esto fue posible a través de comités primarios y auditorías internas.
Al cabo de los dos primeros años de gestión, 2013 y 2014, logramos ser viables financieramente, aumentar nuestra eficiencia y fortalecer uno de los capitales intangibles más importantes de este gran proyecto: nuestro servicio al cliente. En el 2015, el año de la transformación, logramos entregarle al país la primera planta automatizada, única en Colombia y referente en América Latina.
En cuanto a las implicaciones de esta transformación, en materia de personal, la compañía ha mantenido el promedio de empleados que regularmente se han requerido en el transcurso de estos años de evolución. Hay que tener en cuenta que el número de colaboradores aumenta o disminuye de acuerdo con las necesidades del servicio.
¿Qué resultados ha dado hasta el momento esta transformación?
Actualmente 4-72 se ubica como la segunda empresa del sector postal en Colombia, luego de años de remar en un mercado exigente que había ubicado a la empresa en el cuarto y quinto lugar.
Durante el 2014, Servicios Postales Nacionales invirtió en proyectos, como nunca antes en su historia. Más de 40 mil millones se destinaron a innovadoras ideas, como las bandas clasificadoras en Bogotá y clasificación semiautomática en las regionales (PTL). Hoy podemos decir con orgullo que somos una de las organizaciones públicas más modernas y eficientes del país, gracias a la utilización de una tecnológica con la capacidad de procesar 7.000 documentos y 4.000 paquetes por hora, optimizando tiempos de entrega, conectividad y satisfacción de los clientes tanto a nivel nacional como internacional.
En el plano financiero: la compañía ha venido aumentando año tras año sus ingresos. Durante 2013 y 2014 obtuvimos más de 272 mil millones de pesos.
En el Plano operativo, hemos aumentado los volúmenes de envíos de 35,4 a 107,6 millones de envíos.
Hemos optimizado nuestros tiempos de entrega. Implementamos los Centros Operativos, cambiamos el modelo de transporte, la distribución nacional e internacional y diseñamos la operación de logística internacional en el aeropuerto. Estas acciones incrementaron significativamente el porcentaje de nuestros tiempos de entrega, al pasar de 54% a 94%.
Adriana María Barragán.
Adicionalmente, con la planta automatizada hemos aumentado la confianza en la compañía; cuando los empresarios e importantes personalidades del país conocen nuestras instalaciones, de inmediato se dan cuenta que sus paquetes y documentos se encuentran en buenas manos, incluso, hace poco tuvimos la fortuna de recibir la visita en nuestra planta del presidente ejecutivo de la Cámara de Comercio de Neiva.
Sin duda, las líneas de negocio de años anteriores no las trabaja 4-72, ¿esto a qué se debe y en qué se concentra hoy el negocio? ¿Cuál es su cobertura?
4-72 continúa fortaleciendo el envío de documentos, uno de los principales negocios de la compañía. Sin embargo, respondiendo a las nuevas tendencias mundiales y nacionales, la empresa oficial de correo de los colombianos ha diversificado sus servicios, desarrollando líneas de paquetería, de gestión documental y fortaleciendo los servicios financieros. Uno de los diferenciales y el corazón de nuestra propuesta de valor es la cobertura, somos la única empresa de correo que llega a los 1.102 municipios de Colombia.
¿Cómo han hecho para generar confianza y credibilidad en el correo oficial de Colombia?
Nuestros resultados financieros, operativos y organizaciones, son nuestra mejor carta de presentación y son el mejor argumento para generar confianza y credibilidad. Somos una compañía viable financieramente, que ha mejorado en tiempo record el servicio al cliente, la eficiencia operativa.
Nuestra planta automatizada demuestra el compromiso, de una empresa 100% pública, en prestar un servicio con los más altos estándares de calidad y con una trazabilidad tan robusta que permite saber donde está cada paquete y documento que movilizamos por nuestra red.
¿Cuáles son las expectativas de 4-72 al cierre de 2015 y al año 2016?
Para el cierre de 2015, buscamos aumentar nuestras ventas; cumplir en un 100% los tiempos de entrega; aumentar la satisfacción de nuestros clientes; optimizar los costos; definir, socializar y sistematizar en toda la organización los procesos y procedimientos y estabilizar los sistemas de información.
Nuestro reto para 2016 es generar confianza a partir de la prestación de un servicio de calidad, eficiente y que genere relaciones de valor con los clientes. Queremos consolidar esta compañía como un proveedor de servicios que cumple a cabalidad con los tiempos de entrega y con la promesa establecida con nuestros usuarios.
¿Cuál es el futuro de 4-72?
Buscamos traspasar fronteras, ser un proveedor de servicios, líder en la gestión integral del documento y paquetería en el sector gobierno, con una clara estrategia de diversificación en el sector privado y clientes altamente satisfechos.
¿Por qué elegir a 4-72 y no otra empresa de correos del país?
Por nuestra cobertura: somos la única empresa de correo que llega a los 1.102 municipios de Colombia.
Por nuestros sistemas automatizados: le entregamos al país en pasado mes de mayo, una Central de Tratamiento Postal automatizada, única en Colombia y referente en América Latina.
Por nuestro diferencial en Casillero Virtual: Únicamente a través de 4-72 los paquetes inferiores a 2 kg de peso están exentos del pago de impuestos, hecho que genera gran interés entre quienes desean traer productos de Estados Unidos con precios cómodos y competitivos.
Por nuestro servicio de Gestión Documental: Este servicio comprende la administración y manejo integral de la correspondencia interna y externa. Todo lo relacionado con la administración de documentos, centralizar, organizar, controlar, digitalizar, almacenar y custodiar de manera eficiente, se ha convertido en una necesidad latente de cualquier organización. Esto lo ha entendido 4-72 y por eso parte los esfuerzos comerciales están direccionados hacia esa línea de negocio.
¿Por qué fracasó Adpostal y cómo nace 4-72?
El Gobierno Nacional decidió liquidar Adpostal en el 2006, con base en argumentos de índole laboral, financiera, operacional, comercial y de atraso tecnológico.
Con la liquidación de Adpostal, Servicios Postales Nacionales S.A. fue la opción adecuada para asegurar la continuidad del Servicio Postal Universal, seguir respondiendo a cabalidad con las obligaciones exigidas por la Unión Postal Universal-UPU, e iniciar, por parte del Estado, los primeros pasos hacia la modernización, transformación y fortalecimiento de la industria postal en Colombia.
4-72 en Cifras:
-Puntos de atención en Colombia
Más de 9 mil puntos de atención.
-Número de empleados
Más de 4.000 empleados a nivel nacional
¿Qué tan importante es el Huila para 4-72?
Es fundamental, es un departamento que siempre ha mostrado buenas perspectivas de crecimiento y siempre lo hemos tenido en cuenta dentro de nuestro planes de desarrollo e inversión. No en vano, el Huila hace parte importante de nuestra regional sur, ya que cuenta con más de 200 empleados y hace presencia en más 100 puntos propios y expendios a lo largo de esta zona del país.
¿Qué proyectos vienen para esta zona del país?
Tenemos proyectado la instalación de un método de clasificación de documentos, semi-automatizado guiado por luces inteligentes, conocido como Put to Light. (PTL), que triplica el número de envíos por hora.
PTL funciona mediante la lectura de códigos de barra; un operario registra el código en el lector y el sistema automáticamente ilumina la posición a la cual debe ingresar el documento para su respectiva distribución.
4-72 estará en Expohuila, ¿qué significa?
La presencia de 4-72 en Expohuila es una muestra de la confianza y el interés de la compañía por el departamento y por toda la zona del sur del país. Queremos generar nuevas oportunidades de negocio en la región; participando en Expohuila podremos ofrecer nuestros productos y servicios a clientes potenciales y empresarios.
¿Qué encontrarán los huilenses en el stand de 4-72?
Los huilenses podrán conocer de primera mano nuestro portafolio de servicios, a través de actividades interactivas, e informarse de todos los detalles y beneficios del convenio que firmará 4-72 con la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras) durante su congreso anual.
